, 8 razones por las que acabas perdiendo documentos en tu empresa

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La pérdida de documentos en la empresa puede suponer desde un sencillo contratiempo operativo a un fallo garrafal con consecuencias económicas y jurídicas.

Hoy, además, todo pasa por lo online y disponemos de muchas más facilidades para impedir que nos acabe faltando información necesaria.

Si queremos evitar perder documentos esenciales para nuestro negocio, hemos de poner en práctica algunas sencillas normas de clasificación y conservación de documentos.

Razones por las que pierdes documentos en tu negocio

Los motivos por los que estás perdiendo documentos en tu empresa pueden ser muy variados. Veamos cuáles son los más comunes.

  1. No hay un sistema de clasificación de documentos. Tal vez almacenas los documentos, ya sea online u offline, pero no te riges bajo un sistema de clasificación. En consecuencia, cuando has de buscar un documento te resulta difícil encontrarlo porque no está correctamente identificado.
  2. Los documentos no se almacenan adecuadamente. Si los documentos no están almacenados en un espacio concreto, sino que están desperdigados en diferentes sitios, saber en qué ordenador o en qué archivo se encuentran también puede suponer un problema.
  3. No gestionas tus documentos online. Hoy día la mayoría de documentos son online y no es necesario imprimirlos. Cuando no los gestionamos a través de un software gestión documental, el riesgo de que se acaben perdiendo o borrando sin que nos fijemos se incrementa.
  4. No estás utilizando un sistema de copias de seguridad. La falta de copias de seguridad puede provocar que un fallo en un sistema operativo o un ordenador haga que se pierdan los documentos almacenados en ese disco duro. Hemos de evitar esta situación haciendo siempre copias en la nube, o utilizando un programa en la nube.
  5. Hay empleados que descuidan guardar los documentos. Tal vez se hagan los documentos, pero se olvida guardarlos, o los empleados olvidan hacerlos. Esto son errores humanos que hay que subsanar mejorando los procedimientos.
  6. Los documentos se han dañado. Los tenías guardados en un disco duro y éste, por la razón que sea, se ha estropeado. Al no existir otra copia del documento, éste se convierte en una pérdida y debemos realizarlo de nuevo.
  7. No digitalizas los documentos. Cuando realizas determinados documentos en papel y no los digitalizas, es más fácil que se acaben perdiendo si normalmente no dispones de un archivo de documentos en papel.
  8. Trabajas con un mal software de gestión documental. Estás utilizando un software de gestión documental de mala calidad y has perdido documentación como consecuencia de un fallo de seguridad.

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